Revisionssichere Archivierung muss nichts kosten
Warum überhaupt archivieren?
Nach meinem 3 wöchigen Sommerurlaub melde ich mich nun wieder frisch erholt zurück und hab auch schon wieder eine ganze Fülle an tollen Ideen, die ich euch natürlich nicht vorenthalten möchte.
Den Anfang macht dieser Artikel zu einem daueraktuellen Thema, das jede Firma betrifft – unabhängig von der Grösse des Unternehmens – nämlich dem Bereich der Archivierung.
Die Flut an Dokumenten, Dateien, Mails, Faxen usw. nimmt in einer Firma ja mittlerweile utopische Formen an.Verteilt über Leitz-Ordner zu gross strukturierten Netzlaufwerken, bis hin zu riesigen Postfächern sind der Alltag in vielen Unternehmen.
Und auch wenn das Suchen auf vollindexierten Laufwerken in modernen Betriebssystemen mittlerweile ganz gut funktioniert, schliesst das nicht die Leitz-Ordner ein oder z.B. gescannte Dokumente, deren Inhalt in dieser Form nicht für eine Volltextsuche tauglich sind.Zudem ist die Struktur auch nur in den seltensten Fällen einheitlich um ein möglichste schnelles wiederfinden zu ermöglichen.
Zudem gibt es auch noch andere wichtige Aspekte – besonders heutzutage, wo der Zugriff von überall aus immer wichtiger wird, sind hier sehr schnell Grenzen erreicht.
Transparenz für den Fiskus
Und es gibt natürlich noch einen ganz besonders wichtigen Aspekt – nämlich den gesetzlichen.
Gemäß GdPdU sind Firmen, unabhängig von der Grösse dazu verpflichtet, um mal einen Kurzabriss des wesentlichen dieses Gesetzes anzureissen, alle geschäftsrelevanten Dokumente bis zu 10 Jahre aufzubewahren und zwar originär, sprich in nicht verfälschbarer Form.
Grundlage für das Gesetz ist natürlich die Betriebsprüfung.
Daher möchte ich euch heute eine wirklich geniale, wie auch absolut simple Archivierungslösung vorstellen, die aus meiner Sicht ein Paradebeispiel dafür ist – wie toll Open Source Software sein kann.
Die Lösung heisst agorum core.
Technische Voraussetzungen
Wirklich toll ist hier die Basis – wir haben fast alle Freiheiten, die man sich wünscht, denn agorum core läuft sowohl auf einem Windows, als auch auf einem Linux-basierten Server.
Ganz ähnlich sieht es hier natürlich mit den unterstützen Datenbanken aus – wir habe MySQL, PostgresSQL, Sybase iAnywhere und den Microsoft SQL-Server zu Auswahl.
Installationsmöglichkeiten
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten.Wir können die Installer für Windows als auch Linux verwenden oder den „ganz bequemen“ Weg – in dem wir uns direkt die VM-Appliance herunterladen. Ich empfehle letzteres, wenn ihr mal ganz unkompliziert ohne grossen Aufwand in die Software reinschnuppern wollt.
Das Image dafür hat ca. 1,74 GB und kann direkt von der Download-Seite von agorum heruntergeladen werden. Ihr findet sie hier:
Wenn wir das ganze heruntergeladen haben können wir das Image ganz einfach einbinden – ich empfehle dafür das kostenlose Virtualbox. Zur Benutzung und Einrichtung von Virtualbox habe ich bereits schon einmal einen Artikel inkl. Video verfasst – ihr könnt ihn hier finden.
Wenn ihr das Image eingebunden habt startet es im Standard über NAT.
[notice]Dann einfach nur noch anmelden über den User: root und das Passwort: agorum[/notice]
Ihr seht nun zwei Links, über die ihr auf agorum core zugreifen könnt. Einmal über den Webbrowser und einmal könnt ihr das ganze direkt in euer System als Netzlaufwerk einbinden. 
Erste Schritte in agorum core
Wie ihr euch nun möglichst schnell in die Grundlagen von agorum core einarbeiten könnt, hat der Hersteller selbst in seinem Youtube hervorragend erklärt, daher spare ich es mir einmal das Rad zu zu erfinden und verweise daher auf das Hersteller-Portal und zwei wirklich gute Einsteigervideos davon.
Konkrete Vorteile auf den Punkt gebracht
Ich hatte ja eingangs schon ein paar Argumente auf den Punkt gebracht, warum Archivierung überhaupt für jeden Unternehmer interessant ist. Nun möchte ich ein paar Argumente aufzählen, warum gerade agorum core ein wirklich empfehlenswertes Archivsystem ist, im Vergleich zum Rest am Markt. Denn davon gibt es wirklich sehr viele.
- Es ist eine Open Source, die jedoch auch kommerziell erweitert werden kann
- Einführungsphase extrem kurz, da Bedienung wie gewohnte Windows-Umgebung
- Läuft unter Windows & Linux
- Unterstützt kommerzielle und Open Source Datenbanken (MS SQL, PostgresSQL, MySQL)
- Sehr viele Erweiterungen erhältlich für die versch. Anwendungsbereiche
- Funktional sehr ausgereift (OCR, DMS, ECM, Workflows, E-Mailarchivierung uvm.)
- Viele Schnittstellen und Integrationen (SugarCRM, Liferay, Typo3, Joomla usw)
- GdPdU-konform
Nachteile gibt es natürlich auch
Frei nach dem Motto – wer A sagt muss auch B sagen, möchte ich euch die Nachteile natürlich ebenso wenig vorenthalten.
- Workflows, E-Mailarchivierung und OCR-Funktionalität nur in der kostenpflichten Version
- Ohne Support-Vertrag teure Hotline Telefon-Nummer nur zu klassischen Werkszeiten
- Keine „out of the box“ ERP-Konnektoren
Mein Fazit
In meinen Augen ist agorum hier ein echter Meisterstreich gelungen – und ein echtes Paradebeispiel, das Open Source Software auch abseits von Browsern oder als Webserver nicht nur „Freaksoftware“ ohne Anwender-Komfort ist, sondern ganz im Gegenteil, sogar bei unternehmenskritischen Bereichen eine echte Bereicherung ist!
Die Punkte die ich im „Kontra“ aufgeführt hatte, sind zwar natürlich negativ – aber, und das sollten wir uns alle mal vor Augen halten, sie sind fair. Jeder hat ein Recht auf seine Brötchen und keiner lebt von heisser Liebe – so gern wir das auch täten.
Zudem ist die Preisgestaltung für die, die auf diese Funktionalitäten Wert legen, absolut fair und gemessen am Mitbewerb ein echtes Dauerschnäppchen.
Zudem kann jeder mit einer kleinen Version anfangen und dann Stück für Stück Funktionen dazu kaufen – bei voller Datenübernahme – ganz nach eigenem Budget.
In meinen Augen bekommt die Software daher eine ganz klare Empfehlung.
Selbstverständlich möchte ich euch die ganzen detaillierten Unterschiede der Open Source und kommerziellen Version des ganzen nicht vorenthalten – daher hier ein schöner Vergleich.
